Lima Cara Mengirimkan E-mail ke Media Massa

Tidak semua orang mengerti bagaimana caranya mengirimkan artikel-artikelnya ke media massa. Berikut ini lima cara mengirimkan e-mail ke media massa yang dibagikan oleh Andrew Prasetya, Senior Content Marketer iPrice Group.

 

E-mail masih menjadi alat komunikasi yang paling sering digunakan di tempat kerja. Kita menggunakan e-mail untuk melakukan komunikasi internal dan eksternal, mengirimkan laporan, berkomunikasi dengan calon investor, atau keperluan lainnya.

 

Sebagai seorang content marketer di perusahan rintisan yang berlokasi di Kuala Lumpur, namun beroperasi di 7 negara di Asia Tenggara, 90% komunikasi eksternal saya lakukan menggunakan e-mail, termasuk untuk mengirimkan cerita dan hasil riset ke media massa.

 

Dengan kondisi seperti itu, saya harus bisa membuat e-mail yang baik. Sebab, e-mail yang ditulis dengan buruk, tidak jelas, dan tidak efektif dapat membuang-buang waktu. Juga, bisa merusak reputasi kita dengan meninggalkan kesan buruk bagi orang yang menerimanya.

 

Baca Juga: Lima Langkah Praktis Menggerakkan Mesin Pemasaran Digital

 

Selama kurang lebih 1 tahun, saya mempelajari tata cara membuat e-mail yang benar. Mulai dari membaca studi kasus dari pemasar-pemasar kelas dunia sampai melakukan A/B testing untuk melihat e-mail mana yang paling efektif.

 

Dari ribuan e-mail yang saya kirimkan, ada lima tata cara yang harus kita perhatikan ketika ingin mengirimkan e-mail ke redaksi media massa.

 

  1. Kirimkan kepada Orang yang Tepat

 

Di iPrice, saya berkomunikasi dengan berbagai penulis, jurnalis, dan editor dari berbagai media massa yang ada di Asia Tenggara.

 

Setidaknya ada dua cara untuk menghubungi media melalui e-mail. Pertama, kita bisa mengontak mereka melalui e-mail umum seperti (redaksi@media.com). Atau, bisa juga mengontak mereka melalui e-mail personal, contohnya (andrew@media.com).

 

Dari hasil pengamatan saya, tingkat respons dan publikasi yang saya dapatkan, 80% lebih tinggi ketika menghubungi mereka melalui e-mail personal dibanding e-mail umum.

 

Bagaimana cara mendapatkan e-mail personal? Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mendapatkan e-mail personal media:

 

Pertama, bertanya. Cara yang paling mudah untuk mendapatkan e-mail personal media adalah bertanya. Kita bisa bertanya kepada keluarga atau kerabat yang memiliki hubungan dengan media, atau jika mereka memiliki teman yang memiliki hubungan dengan media. Jelaskan bahwa ada informasi berharga, atau riset yang ingin kita bagikan kepada teman-teman  mereka di media.

 

Kedua, menggunakan media sosial. Berdasarkan pengalaman saya, hampir 100% orang-orang yang bekerja di media, khususnya media online, memiliki minimal 1 media sosial. Ini merupakan salah satu medium yang paling efektif untuk berhubungan dengan mereka.

 

Sejauh ini, saya memaksimalkan LinkedIn untuk berhubungan dengan penulis dan editor. Kita bisa mencari nama mereka atau nama perusahaan. Untuk mendapatkan nama mereka, ambil waktu untuk membaca artikel-artikel yang ada di media tersebut. Rata-rata media menunjukkan nama editor atau penulis.

 

Setelah menemukan profil mereka di LinkedIn, kirim permintaan koneksi yang personal. Jelaskan bahwa kita memiliki sesuatu yang ingin kita bagikan untuk mereka, dan tanya alamat e-mail mereka.

 

Ketiga, baca laman redaksi media. Beberapa media menyediakan alamat e-mail dari editor dan jurnalis mereka. Biasanya laman itu terletak di bagian atas atau bawah dari website berita tersebut.

 

  1. Buat Subjek E-mail yang Menarik

 

Setiap hari, editor dan jurnalis mendapatkan setidaknya 20-50 e-mail dari berbagai perusahaan yang ingin diliput. Dengan waktu yang sangat terbatas, mereka harus memilih e-mail mana yang harus dibuka dan dibaca terlebih dahulu. Hal pertama yang akan mereka lihat ketika ada e-mail masuk adalah “subjek”. Jadi, pastikan kita membuat subjek e-mail yang “unik”.

 

Ada beberapa aturan yang bisa kita ikuti untuk membuat subjek e-mail yang “unik”. Pertama, harus singkat. Siapa yang ingin membaca subjek email yang terlalu panjang? Tidak ada. Terlebih lagi, 40% dari orang membuka e-mail mereka dari telepon genggam. Sehinga, subjek e-mail yang singkat akan lebih terbaca dan menarik untuk mereka.

 

Kedua, buat orang merasa spesial. Perasaan eksklusivitas merupakah hal yang sangat penting. Ketika kita dapat membuat seseorang merasa spesial, ini akan lebih mendorong mereka untuk membuka email dari kita.

 

Beberapa ungkapan yang bisa digunakan adalah: “Undangan Khusus”; “Konten Eksklusif untuk Media A”; “Pengumuman Eksklusif” dan sebagainya.

 

Ketiga, jelasakan apa yang ada di email. Bagi orang-orang yang mendapatkan lebih dari 25 setiap harinya, mereka harus mengetahui apa isi dari email yang masuk, sebelum membukanya. Jadi, pastikan kita bisa menjelaskan isi dari email kita secara singkat di bagian subjek. Namun ingat, harus singkat, padat, dan jelas.

 

  1. Buat Email yang Sifatnya Personal

 

Tiga bulan lalu, saya mewawancarai 12 editor dari media-media besar di Indonesia. Hampir semua dari mereka mengatakan bahwa email yang sifatnya personal, mendapatkan perhatian lebih dari mereka. Dari hasil wawancara tersebut, mereka juga mengatakan bahwa hanya beberapa startup di Indonesia yang benar-benar melakukannya. Rata-rata perusahaan tersebut dibantu oleh perusahaan PR.

 

Kita dapat membuat email yang bersifat personal dengan cara-cara ini: Pertama, sebutkan nama mereka atau nama media. Nama adalah hal yang special bagi seseorang. Ketika kita menyebutkan nama mereka di email, mereka akan merasa lebih dihargai dan akhirnya memutuskan untuk membaca email dari kita.

 

Kita bisa menyebutkan nama mereka di awal untuk menyapa, dan di akhir email untuk mengucapkan salam. Contohnya “Pagi mas Andrew”, atau “Saya ingin membagikan informasi peluncuran perusahaan saya untuk media A”.

 

Kedua, memiliki konteks. Bagi editor, untuk membuat sebuah cerita yang bagus, mereka membutuhkan karakter yang hebat. Mereka butuh seseorang dengan kepribadian, pendapat, cerita hebat yang ingin dibagikan, dan juga perspektif.

 

Kita bisa mulai dengan menjelasakan secara singkat cerita apa yang ingin kita bagikan? Dan mengapa cerita tersebut penting?

 

Ketika kita mengirimkan email ke media, khususnya media-media besar, kita bertarung dengan ratusan, bahkan ribuan perusahaan lain yang juga ingin mendapatkan liputan dari mereka. Jadi, pastikan konten di email kita bisa mendapatkan perhatian mereka.

Communication concept

 

  1. Buat Konten yang Terstruktur di Badan Email

 

Sama seperti pidato, untuk membuat konten email yang menarik, kita harus menceritakan sebuah cerita. Sebuah email yang baik setidaknya memiliki pembuka, inti, dan juga penutup.

 

Pada bagian pembuka terdiri dari perkenalan singkat mengenai siapa kita, dari mana kita mendapatkan kontak mereka, dan mengapa kita mengirimkan email ini ke mereka.

 

Bagian inti terdiri dari hal utama yang ingin kita berika ke media. Bisa berupa penjelasan penawaran kerja sama, penjelasan singkat mengenai riset, undangan liputan, atau hal-hal lainnya. Dalam hal ini, saya menjelaskan temuan-temuan menarik dari riset yang dilakukan.

 

Bagian penutup tidak harus menyimpulkan hal-hal yang sudah kita jelaskan di atas, namun kita harus memberikan “call-to-action” yang jelas atau apa yang kita ingin mereka lakukan.

 

Jika ada acara peluncuran produk, maka kita bisa meminta konfirmasi kehadiran mereka. Dalam kasus ini, saya berbagi data dan juga informasi kepada mereka, sehingga saya bisa memberitahu mereka jika ada pertanyaan saya bisa menjawab.

 

Setelah itu, jangan lupa menutup e-mail dengan salam. Untuk mencakup semua elemen yang ada di atas, e-mail kita tidak harus panjang dan bertele-tele.

 

 

  1. Kirim pada Waktu yang Tepat

 

Untuk membuat tingkat keberhasilan email kita lebih besar, kita harus tau kapan waktu terbaik untuk kita mengirimkan email ke media.

 

Berdasarkan hasil wawancara saya dengan media, beberapa dari mereka merekomendasikan mengirimkan email pada jam 8-11 pagi hari, atau jam 4-6 sore.

 

Namun, kita harus pahami bahwa waktu yang tepat bagi tiap orang bisa berbeda-beda. Jadi kita tidak dapat menggeneralisasi hal ini.

 

Namun, kita bisa mengetahui waktu yang tepat dengan melakukan beberapa hal ini.

 

Pertama, jika emailnya memiliki elemen waktu, pastikan kita memberi mereka waktu untuk berikir. Contohnya, jika ingin meminta waktu untuk bertemu, kita bisa mengirimkan email ini 3-4 hari sebelumnya. Karena mereka juga memiliki hal-hal yang harus dilakukan. Beri mereka waktu untuk untuk membaca, berpikir dan juga membalas email kita.

 

Kedua, kirimkan email pada saat jam kerja. Bekerja itu menghabiskan energi, jadi ketika kita pulang, kebanyakan orang akan memilih untuk beristirahat dan tidak membaca email terkait pekerjaan. Jadi, pastikan kita mengirimkan email pada jam-jam kerja.

 

Banyak riset yang menyebutkan bahwa waktu terbaik untuk mengirimkan email adalah jam 8 pagi sampai 12 siang .

 

Email yang baik tidak hanya bagus untuk pekerjaan kita, namun juga bermanfaat untuk personal branding kita. Ketika kita secara konsisten mengirimkan email yang baik, media akan mengingat kita dan ini akan meningkatkan kesempatan kita untuk mendapatkan perhatian mereka.

 

Hal-hal yang saya jelaskan di atas terdengar rumit untuk mengirimkan satu email. Namun, percayalah, jurnalis dan editor sudah menerima banyak sekali email-email buruk. Sehingga, ini saatnya untuk kita menjadi lain dari pada yang lain dan buat mereka kagum dengan kualitas komunikasi digital kita.

 

Foto-Foto: MarketingLand, TLists