• Nama baik perusahaan bisa saja tiba-tiba tercoreng karena satu hal.
• Kepiawaian dalam menyusun strategic planning justru sering kali mampu mengubah krisis menjadi apresiasi publik.

Jakarta, TechnoBusiness ID ● Berita negatif terhadap perusahaan dapat muncul secara mengejutkan. Kehadirannya secara mendadak mengancam reputasi dan membahayakan kelangsungan bisnis. Jika itu terjadi, ada 10 jurus atau kiat sukses perencanaan komunikasi krisis yang dapat mereduksi atau bahkan mendorong reputasi perusahaan pada level yang lebih tinggi.

Baca Juga: Lima Langkah Praktis Menggerakkan Mesin Pemasaran Digital

Perencanaan komunikasi krisis merupakan faktor penentu dalam meredam berita negatif yang menimpa perusahaan. “Kepiawaian menyusun strategic planning sering kali justru mengubah situasi krisis menjadi apresiasi dan dukungan publik,” kata Karyanto, pakar manajemen komunikasi krisis perusahaan kepada TechnoBusiness Indonesia di Jakarta, Minggu (27/8).

Perencanaan komunikasi krisis yang baik, Karyanto melanjutkan, akan memastikan reputasi perusahaan terjaga, bahkan ada peluang mengangkat ke level yang lebih tinggi. Sebab, perusahaan mampu mengelola komunikasi krisis secara baik.

Perkembangan teknologi informasi (internet dan media sosial), lanjut pendiri Global Medisina Indonesia itu, telah mendorong komunikasi antarpersonal dan antarnegara bagaikan tiada batas. Derasnya kecepatan komunikasi, di satu sisi bermanfaat luar biasa terhadap proses bisnis, akan tetapi di sisi lain dapat menjadi petaka berupa viral berita negatif yang pengaruhnya sangat-sangat dahsyat bagi perusahaan.

Fenomena berita bohong (hoax) menjadi bukti konkret sisi negatif yang menyertai era komunikasi digital saat ini. Di bagian lain, di dunia ini tidak ada satu pun perusahaan yang kebal terhadap krisis, terlebih bidang teknologi yang sarat inovasi yang sangat cepat. Kondisi ini memaksa manajemen perusahaan harus menyiapkan perencanaan komunikasi krisis agar jika terjadi krisis telah memiliki tata kelola menanganinya.

Krisis perusahaan adalah kejadian/informasi yang dapat mengancam reputasi perusahaan. Datangnya tiba-tiba, tidak ada tanda-tanda awal yang dikenali, kemudian mendadak berada di pusaran kegentingan kelangsungan bisnis. “Salah satu perencanaan komunikasi krisis adalah perencanaan komunikasi strategis yang berorientasi perencanaan jangka panjang sebagai pondasi strategi jangka pendek,” ungkap Karyanto.

Karakteristis perencanaan strategis adalah keterlibatan manajemen puncak dan komitmennya untuk mengimplementasikan strategic planning. Seperti dijelaskan oleh pakar komunikasi perusahaan Paul A. Argenti-The Tuck School of Business Dartmouth College (2013: 195), ada empat kondisi yang umum terjadi dalam krisis.

Fenomena berita bohong (hoax) menjadi bukti konkret sisi negatif yang menyertai era komunikasi digital saat ini.

Keempat kondisi itu, yaitu: (1) the element of surprise/elemen kejutan yang tidak terduga; (2) insufficient information/informasi yang tidak mencukupi; (3) the quick pace of event/kejadian yang sangat cepat; (4) intense secrutiny/adanya penelitian yang intensif.

Menurut Karyanto yang pernah berkarier di perusahaan farmasi lebih dari 15 tahun, sangat disayangkan jika banyak perusahaan yang menganggap remeh fungsi manajemen komunikasi krisis, sehingga baru peduli setelah krisis sudah menjalar dan mengancam reputasi.

Menurut David W. Guth dan Charles Marsh, penulis buku ‘Public Relations: a Values Driven Approach, The University of Kansas menyebutkan bahwa perencanaan komunikasi krisis dapat dibagi menjadi empat tahap yaitu: (1) Tahap Risk Assessment, (2) Tahap Developing the Plan, (3) Tahap Respons, dan (4) Recovery.

Setiap tahapan harus dilakukan dengan teliti dan detil. Karyanto memberikan kiat-kiat agar sukses membuat Perencanaan Komunikasi Krisis terdiri dari 10 poin kunci, yaitu: (1) Tepat melakukan analisis sebagai parameter dalam menentukan perencanaan komunikasi krisis, (2) Menetapkan tujuan yang spesifik dan terukur, (3) Menentukan target komunikasi.

Lalu, (4) Membuat materi pesan yang akan menjadi amunisi komunikasi, (5) Memilih strategi yang komprehensif, (6) Menyiapkan taktik yang tepat sesuai konteks, (7) Menyusun time line yang fleksibel tetapi penuh kepastian, (8) Menyiapkan SDM komunikasi yang kompeten dan berkomitmen tinggi, (9). Melibatkan tim lintas departemen di perusahaan, (10) Menyajikan Evaluasi yang obyektif sebagai umpan balik.●

—Vino Darmawan, TechnoBusiness ID ● Foto-Foto: Istimewa